MS365-Schul-Tools

1. Als Administrator bei Microsoft anmelden

Für die folgenden Schritte werden delegierte Microsoft‑Graph‑Rechte benötigt (z. B. Group.ReadWrite.All, User.Read.All) inkl. Administratorzustimmung.

Noch nicht angemeldet.

2. E‑Mail‑Domain der Schule

Die Domain (ohne @, z. B. schule.at) gilt in dieser App für Listen, neue Benutzer und die gewünschte Gruppenadresse. Microsoft Graph legt Microsoft‑365‑Gruppen technisch immer unter der Standard‑Domain des Tenants an – das ist oft eine andere Adresse als hier (z. B. die erste Firmen‑Domain). Damit neue Gruppen‑Mails unter dieser Schul‑Domain liegen, muss sie in Microsoft 365 verifiziert und dort als Standarddomain festgelegt sein.

3. Verwaltung und Sammelgruppe

Kontakte der Schulverwaltung (wie im Tab Verwaltung unter Stammdaten): Rollenkatalog (anlegbar, umbenennbar) und Personen mit Rolle;Name;E‑Mail. Standardrollen und weitere Rollen. Pro Zeile: Microsoft‑Abgleich (Entra) und optional Benutzer anlegen (Administratorzustimmung User.ReadWrite.All). Speichern übernimmt alles in die Einstellungen. Optional eine Microsoft‑365‑Sammelgruppe anlegen oder verknüpfen. Spätere Pflege von Rollen, Personen und Sammelgruppe: Verwaltungs‑Modul.

Microsoft‑365‑Gruppe für die Verwaltung: Standard ist eine neue Gruppe; per zweiter Registerkarte eine bestehende Gruppe suchen und verknüpfen.

4. Lehrer:innen und Sammelgruppe

Lehrkräfte wie in den Stammdaten: pro Zeile Kürzel;Name;E‑Mail. Die meisten Schulen haben die Konten bereits (AD‑Sync) und mit Microsoft 365 A1 oder A3 für Lehrpersonal lizenziert – Aus Microsoft 365 einlesen übernimmt diese Konten; Kürzel sind Vorschläge und danach editierbar. Die Tabelle: Doppelklick zum Bearbeiten. Über E‑Mails mit Microsoft prüfen den Entra‑Abgleich; fehlende Konten können Sie anlegen (User.ReadWrite.All). Anschließend die Sammelgruppe: Standard neu anlegen, alternativ verknüpfen.

Microsoft‑365‑Gruppe für Lehrer:innen: Standard ist eine neue Gruppe; per zweiter Registerkarte können Sie stattdessen eine bestehende Gruppe suchen und verknüpfen.

5. Schüler:innen und Sammelgruppe

Schüler:innen wie in den Stammdaten: pro Zeile Klasse;Name;E‑Mail. Die meisten Schulen haben die Konten bereits (AD‑Sync) und mit Microsoft 365 A1 oder A3 für Schüler:innen lizenziert – Aus Microsoft 365 einlesen übernimmt diese Konten; die Klasse ist ein Vorschlag (z. B. aus der Abteilung) und danach editierbar. Die Tabelle: Doppelklick zum Bearbeiten. Import aus CSV/XLSX wie bei den Lehrkräften. Über E‑Mails mit Microsoft prüfen den Entra‑Abgleich; fehlende Konten können Sie anlegen. Anschließend die Sammelgruppe: Standard neu anlegen, alternativ verknüpfen.

Microsoft‑365‑Gruppe für Schüler:innen: Standard ist eine neue Gruppe; alternativ eine bestehende Gruppe verknüpfen (zweite Registerkarte).

6. SGA

Hier pflegen Sie den SGA als feste schulweite Gruppe. Zuerst den Gruppentyp festlegen, dann Mitglieder pflegen, E‑Mails prüfen und danach die Microsoft‑365‑Gruppe prüfen oder anlegen.

7. Schülervertretung

Die Schülervertretung ist schuljahresbezogen. Pflegen Sie hier die Mitgliederliste, prüfen Sie die E‑Mails und gleichen Sie anschließend die Microsoft‑365‑Gruppe ab oder legen Sie sie an.

8. Fächer (Fachgruppen)

Fächer wie in den Stammdaten: eine Zeile Kürzel;Bezeichnung im Textfeld oder direkt in der Tabelle. Eine Tabelle für alles: Kürzel/Name bearbeiten (Doppelklick), SMTP‑Vorschau, Microsoft‑365‑Verknüpfung (Object‑ID) sowie Suchen / Anlegen pro Zeile. Optional Auto‑Match oder Schritt überspringen.

9. Arbeitsgruppen (ARGE)

ARGEs wie in den Stammdaten: eine Zeile Kürzel;Bezeichnung im Textfeld oder direkt in der Tabelle. Eine Tabelle für alles: Kürzel/Bezeichnung bearbeiten (Doppelklick), SMTP‑Vorschau, Microsoft‑365‑Verknüpfung (Object‑ID) sowie Suchen / Anlegen pro Zeile. Optional Auto‑Match oder Schritt überspringen.

10. Klassen (stabile Microsoft‑365‑Gruppen)

Pro Klassengruppe legen Sie einmal eine Gruppe mit festem Mail‑Alias an (Schema jg{Abschlussjahr}{Kürzel}, z. B. jg2031hma). Der Anzeigename kann später pro Schuljahr geändert werden (z. B. 1HMA → 2HMA) – technische ID bleibt. Die Spalte Vorschau SMTP zeigt die Zieladresse mit der Schul‑Domain aus Schritt 2. Graph selbst setzt beim Anlegen die Tenant‑Standarddomain (siehe Schritt 2). Wie bei ARGE: eine Zeile Kürzel;Abschlussjahr;Bezeichnung im Textfeld oder direkt in der Tabelle – Doppelklick zum Bearbeiten, Microsoft‑365‑Verknüpfung (Object‑ID) sowie Suchen / Anlegen pro Zeile. Optional Klassenvorstand: …;Name;E‑Mail wie in den Stammdaten.

Nach dem Schuljahreswechsel: Klassen‑Anzeigenamen unter Stammdaten → Tab „Klassen“ anpassen (inkl. Microsoft 365).

11. Kurzüberblick & nächste Schritte

Die geführte Einrichtung ist damit inhaltlich abgeschlossen, sobald Sie die Stammdaten gepflegt haben. Unten sehen Sie eine Zusammenfassung aus den gespeicherten Stammdaten; danach können Sie direkt in passende Werkzeuge wechseln – z. B. Kursteams, weitere Gruppen/Teams, Personen oder die Stammdaten für Feinkorrekturen.

Empfohlene Werkzeuge