MS365-Schul-Tools – Stammdaten

Diese Zentrale speichert Daten lokal im Browser. Stammdaten (Domain, Fächer, ARGE, Lehrkräfte, Verwaltung) gelten schulweit und ändern sich in der Regel selten. Schüler:innen, Klassen und Klassen‑Gruppen (Microsoft 365) orientieren sich am gewählten Schuljahr.

Gemeinsame Basis für Kursteams, Jahrgang, ARGE, Einrichtung und Gruppen‑Tools. Ist die IT-Bibliothek eingerichtet, werden nach der Anmeldung automatisch die gesamten lokalen App-Daten (Stammdaten, Power-Automate-Einstellungen, Werkzeugstände) von SharePoint geladen und nach Änderungen wieder gesichert. Mit Browser-Backup übertragen Sie dieselben Daten manuell in einen anderen Browser.

Status

Schulname Freie Bezeichnung der Schule für die lokalen Stammdaten dieser App.

E-Mail-Domain der Schule (ohne @) Wird für Vorschauen und automatische E-Mail-Erzeugung genutzt (z. B. Kürzel@domain).

Fächerliste (eine Zeile pro Fach) Format: Kürzel;Name (Trenner: ;, Tab, Komma oder |). Wie Einrichtung Schritt 6. Zeilen mit # am Anfang werden ignoriert.

Import (CSV/XLSX)

Kürzel	Name	Aktion
Noch keine Einträge – oben einfügen oder „+ Zeile“.

Arbeitsgruppen / ARGE (eine Zeile pro ARGE) Format: Kürzel;Bezeichnung oder Kürzel;Bezeichnung;Fachkürzel1,Fachkürzel2 (optionale Zuordnung zu Fächern). Wie Einrichtung Schritt 7. Zeilen mit # am Anfang werden ignoriert.

Import (CSV/XLSX)

Kürzel	Bezeichnung	Fächer (Zuordnung)	Aktion
Noch keine Einträge – oben einfügen oder „+ Zeile“.

Verwaltung Pro Zeile: Bezeichnung;Kürzel;Person;E-Mail. Dieselbe Bezeichnung kann mehrfach vorkommen, wenn mehrere Personen dieselbe Funktion haben. Person und E-Mail dürfen leer bleiben.

Verwaltungstabelle

Bezeichnung	Kürzel	Person	E-Mail	M365	Aktion
Noch keine Einträge – oben einfügen oder „+ Eintrag“.

SGA: Typ Der SGA kommt an jeder Schule vor. Hier pflegen Sie zuerst die gewünschte Art und darunter die Mitglieder.

SGA-Gruppe in Microsoft 365

Noch nicht geprüft

Bestehende Gruppe suchen und zuordnen

Auto-Match nach erwarteter Mail-Nickname (Schulname + Schuljahr) — oder bestehende Gruppe suchen und zuordnen. Für „E-Mail-Verteilerliste“ wird beim Anlegen derzeit eine Microsoft‑365‑Gruppe verwendet.

SGA-Mitglieder Format: Gruppe;Name;E-Mail mit Lehrer, Schüler oder Extern. Zielbild: typischerweise 3 Lehrkräfte, 3 Schüler:innen und 3 Externe.

Gruppe	Name	E-Mail	M365	Aktion
Noch keine SGA-Mitglieder – oben einfügen oder „+ Zeile“.

Lehrerliste (eine Zeile pro Lehrkraft) Format: Kürzel;Name;E-Mail. E-Mail ist optional, aber empfohlen (für Kursteams-Besitzer). Bestehende Konten mit A1/A3/A5 für Lehrpersonal können Sie aus dem Tenant einlesen.

Import (CSV/XLSX) Mail-Muster Vornamen

Bestehende Lehrkräfte aus dem Tenant

Abgleich mit der lokalen Lehrerliste: zuerst per E‑Mail, sonst per Name (zur Prüfung). Name und E‑Mail können zusammengeführt werden; Kürzel bleiben erhalten.

Nur aktive Konten

Treffer nur Name (prüfen) Name aus M365 E‑Mail korrigieren Abweichungen vorauswählen

	Kürzel	Name	E-Mail	Lizenz	Status

Kürzel	Name	E-Mail	M365	Aktion
Noch keine Einträge – oben einfügen oder „+ Zeile“.

Schülerliste (eine Zeile pro Schüler) Format: Klasse;Name;E-Mail — optional: ;Eltern1;Eltern1Mail;Eltern2;Eltern2Mail (Trenner: ;, Tab, Komma oder |). Zeilen mit # am Anfang werden ignoriert. Import erkennt auch Exporte aus Sokrates (Suche 111 / Elternabfrage) und WebUntis (Student_*.xls + optional LegalGuardian_*.xls, Mehrfachauswahl). Fehlende Schüler-Mails werden nach Muster aus Vor-/Nachname + Schuldomain vorgeschlagen (Standard: nur der erste Vorname, z. B. Anna-Sophie → anna.nachname@…). Aktualisierungen im Jahr: nach dem Import Zusammenführen. Vorlagen: XLSX/CSV. Eltern unter Eltern-Verteiler.

Quelle Mail-Muster Vornamen Import (CSV/XLSX)

Bestehende Schüler:innen aus dem Tenant

Abgleich mit der lokalen Schülerliste: zuerst per E‑Mail, sonst per Name+Klasse, optional nur per Name (zur Prüfung). Abweichungen bei Name, Klasse und E‑Mail können gezielt zusammengeführt werden.

Nur aktive Konten

Treffer Name+Klasse Treffer nur Name (prüfen) Name aus M365 Klasse nachfüllen Klasse überschreiben E‑Mail korrigieren Abweichungen vorauswählen

	Klasse	Name	E-Mail	Lizenz	Status

Klasse

Klasse	Name	E-Mail	Eltern 1	Eltern 2	M365	Aktion
Noch keine Einträge – oben einfügen oder „+ Zeile“.

Schülervertretung-Gruppe in Microsoft 365

Noch nicht geprüft

Bestehende Gruppe suchen und zuordnen

Auto-Match nach erwarteter Mail-Nickname (aus „Schulname“ + Schuljahr) — oder bestehende Gruppe suchen und zuordnen. Schülervertretung Format: Klasse;Name;E-Mail. Diese Gruppe ist schuljahresbezogen und typischerweise mit wenigen Schüler:innen befüllt.

Klasse	Name	E-Mail	M365	Aktion
Noch keine Einträge – oben einfügen oder „+ Zeile“.

Klassenliste (eine Zeile pro Klasse) Format: Abkürzung;Abschlussjahr;Klasse;Klassenvorstand Name;Klassenvorstand E-Mail. Abschlussjahr ist optional. WebUntis: Klassen-PDF (PD-Bericht „Klassen“, z. B. Class_*.pdf) – Klassenvorstände werden über das Lehrkraft-Kürzel aus der Lehrerliste ergänzt; Abschlussjahr aus Schulstufe + Zweig (.hak≈5 / .has≈3 Jahre) geschätzt. Den Schuljahreswechsel der Klassen‑Gruppen erledigen Sie im eigenen Werkzeug Schuljahreswechsel.

Import (CSV/XLSX/PDF) Nur mit Klassenvorstand

Abkürzung	Abschlussjahr	Klasse	Klassenvorstand	E-Mail	M365	Aktion
Noch keine Einträge – oben einfügen oder „+ Zeile“.

Weitere Werkzeuge

Quellen, Tools und das aktive Schuljahr.

Quellen & Werkzeuge

Daten können auch in der Einrichtung bzw. Gruppenverwaltung importiert und übernommen werden.

Geführte Einrichtung MS 365 Gruppenverwaltung Schuljahreswechsel Experten‑Ansicht

Schuljahr

Gilt für Schüler:innen, Klassen und Klassen‑Gruppen. Stammdaten (Domain, Fächer, …) sind schulweit und unabhängig vom Schuljahr.

Browser-Backup und SharePoint-Sicherung enthalten Stammdaten, Einrichtung, Power-Automate-/Freistellungs-Konfiguration und Werkzeug-Zwischenstände (alle Schlüssel mit Präfix ms365- / webuntis-). Die Microsoft-Anmeldung muss im anderen Browser neu erfolgen. Auto-Sync lädt nach der Anmeldung und sichert Änderungen automatisch.